Guten Tag, Sie sprechen mit dem KI-Assistenten der Firma Hans & Partner. Wie kann ich Ihnen helfen?
Ein offenes Ohr. Dein NÄCHSTER SCHRITT.
Anliegen aufnehmen, Rückfragen klären und vereinbarte Aufgaben erledigen. Eine Telefonassistenz, die deine Abläufe kennt und dein Team bei eingehenden und ausgehenden Telefonaten unterstützt.ab15 €mtl.
Hör dir ein Gespräch an.Ein Anrufer möchte seinen Termin verschieben. Im Beispiel klärt die Assistenz den Wunsch, prüft die Identität und findet einen neuen Termin.
Hallo, ich würde gerne meinen Termin nächste Woche verschieben.
Was lässt sich AM TELEFON KLÄREN?
Wir beginnen mit konkreten Aufgaben. Gemeinsam legen wir fest, was die Assistenz selbst erledigen darf und wann ein Mensch übernimmt.Wenn Kunden anrufen.
Die Assistenz kann Anliegen entgegennehmen, benötigte Informationen erfragen und passende nächste Schritte einleiten. Beispielsweise eine Terminanfrage bearbeiten, eine Änderung aufnehmen oder ein Anliegen an die richtige Stelle weitergeben.Welche Auskünfte sie geben darf und welche Systeme sie dafür benötigt, wird für deinen Einsatzfall festgelegt.Wenn etwas nachzufragen ist.
Auch ausgehende Gespräche können Teil eines vereinbarten Ablaufs sein – etwa um eine Terminänderung abzustimmen oder fehlende Informationen zu einem bestehenden Anliegen zu klären.Wir definieren Anlass, Empfänger, Freigaben und Übergabe gemeinsam mit dir. Die Assistenz handelt innerhalb dieses festgelegten Rahmens.Für deine Kunden da. Für dein Team EINE HILFE.
„Hallo,
ich habe eine Frage
zu meiner Bestellung.“
„Können Sie mir
bei einem Termin helfen?“
„Ich würde gerne
einen Rückruf vereinbaren.“
Anliegen erfasst
Wichtige Details notiert
Ans richtige Team weitergegeben
Erreichbar, auch wenn dein Team beschäftigt ist.Natürlich sprechen statt durch Telefonmenüs navigieren.Anliegen aufnehmen und vorbereitet weitergeben.
Gutes Gesprächsdesign kann ÜBERZEUGEN.
76,5 %bewerteten KI-Telefonie nach dem Testgespräch positiver.
5,46 von 7
Auch Skepsis kann sich verändern.
Bei den Teilnehmenden mit der stärksten anfänglichen Ablehnung stieg die mittlere Einstellung zu KI-Telefonie von 1 auf 3,67.+2,67 Punkte nach dem Testgespräch1,00 Vorher
3,67 nachher
12345
Sehr ablehnendSehr aufgeschlossen
Endnutzerstudie mit 51 Teilnehmenden zu mit dem Canvas gestalteten Telefonassistenten, 2026.
Wer übernimmt?
So kann eine gemeinsam festgelegte Aufgabenverteilung aussehen.KI erledigt
Zum Beispiel eine Auskunft aus freigegebenen Informationen geben.KI bereitet vor
Ein Anliegen aufnehmen und die Angaben für einen Rückruf sammeln.Dein Team übernimmt
Bei schwierigen Anliegen oder auf Wunsch der anrufenden Person.Auch das planen wir mit:Was passiert, wenn gerade niemand erreichbar ist?
Damit Gespräche FUNKTIONIEREN.
Zuerst klären wir, wer anruft, welches Anliegen gelöst werden soll und wann dein Team übernimmt.Dafür nutzen wir unseren Conversational AI Design Canvas, basierend auf einer wissenschaftlichen Veröffentlichung von Pascal Slaghekke zum Einsatz von Conversational AI im Kundenservice. In drei Phasen verbinden wir die Analyse deiner Anrufe mit klaren Richtlinien und der konkreten Gesprächsgestaltung.Daraus entstehen ein gemeinsames Briefing, ein System-Prompt und eine priorisierte Aufgabenliste für die Umsetzung – einschließlich der nötigen Anbindungen und noch fehlender Informationen.Klare Aufgaben. KLARE GRENZEN.
Was darf die Assistenz?
Informationen lesen, Änderungen vorbereiten oder eine Aktion ausführen sind unterschiedliche Berechtigungen. Wir legen fest, welche Handlung in welchem Gespräch erlaubt ist und wann eine Bestätigung erforderlich wird.Was passiert bei Unsicherheit?
Nicht jedes Anliegen lässt sich automatisch lösen. Wir legen fest, wann die Assistenz nachfragt, welche Informationen sie an dein Team übergibt und was passiert, wenn niemand erreichbar ist – etwa ein vereinbarter Rückruf statt einer Weiterleitung ins Leere.Woher kommen die Informationen?
Eine verlässliche Auskunft braucht eine passende Grundlage. Wir besprechen, welche Dokumente, Termine und Systeme angebunden werden und welche Daten im Gespräch tatsächlich gebraucht werden.Gute Gespräche. MIT METHODE.
Unser Conversational AI Design Canvas basiert auf einer wissenschaftlichen Veröffentlichung von Pascal Slaghekke.„Empirische Entwicklung eines Design Canvas für Conversational AI im Kundenservice“ (2026) verbindet wissenschaftliche Literatur mit eigenen Studien. Daraus wurde ein praktisches Werkzeug: Es hilft uns, die richtigen Fragen zu stellen, bevor deine Assistenz den ersten Anruf übernimmt.In den qualitativen Interviews waren unter anderem eine unkomplizierte Interaktion, Flexibilität und passende Fachbegriffe wichtig. Das übersetzen wir in konkrete Entscheidungen über Sprache, Rückfragen und Gesprächsabläufe.Die Ausfüllhilfen erläutern Gesprächsgestaltung, Aufgaben und Verantwortlichkeiten mit Verweisen auf die zugrunde liegende Forschung. So lassen sich Entscheidungen begründen und später gezielt überprüfen.
Analyse
Was brauchen dein Unternehmen und deine Anrufer?1. Problemraum & Motivation2. Zielgruppe definieren3. Aufgaben & BewertungRichtlinien
In welchem Rahmen darf die Assistenz handeln?4. Rahmenbedingungen5. Mensch-KI-GrenzeGestaltung
Wie wird daraus ein hilfreiches Gespräch?6. Aufgabendesign & Integration7. Persona & InteraktionEs kommt darauf an, WIE MAN SPRICHT.
Eine angenehme Stimme ist ein Anfang. Entscheidend ist, wie sich die Assistenz im Gespräch verhält.Raum zum Antworten.
Assistenz„An welchem Tag passt es dir?“Zeit für die Antwort lassen.
Nachfragen, statt falsch fortfahren.
Assistenz„Entschuldige, ich hatte Dienstag verstanden. Du meinst Donnerstag – richtig?“
Ein verständlicher nächster Schritt.
Assistenz„Ich habe deinen Rückrufwunsch aufgenommen. Unser Team meldet sich bei dir.“
Gestaltungsbeispiele nach den Ausfüllhilfen zu „Persona & Interaktion“ im Design Canvas. Die Formulierungen stimmen wir auf dein Unternehmen ab.
Gut gestartet. GEZIELT VERBESSERN.
Ob die Assistenz hilft, zeigt sich im Alltag deiner Kunden.SERVPERF
Wie wird der Service erlebt?
Nach dem Gespräch GEHT ES WEITER.
Ein aufgenommenes Anliegen hilft erst dann, wenn es an der richtigen Stelle ankommt.Wir planen die Telefonassistenz im Zusammenhang mit deiner Arbeit: Wer bearbeitet den Vorgang? Welche Informationen werden gebraucht? Welche Schritte können automatisiert werden? So wird das Gespräch Teil eines nachvollziehbaren Ablaufs.